Naar de inhoud
eventoffice.app
Plan een demo

Voor festivals, concerten en evenementen

Je hele evenement. Eén gedeeld overzicht.

Breng crew, artiesten, toegang en planning samen. Geef ieder team de informatie om het werk goed te doen.

Plan een demoBekijk het platform

Het platform

Eén evenement, waar elk team uit werkt.

eventoffice is de backoffice voor organisatoren, productieleiders en evenementenbureaus. Crew, artiesten, toegang, hotels, showklok, meldingen en kosten staan in hetzelfde evenement, zodat een dienst, een artiest of een gast maar één keer bestaat.

Je team werkt met een rol per evenement. Leveranciers, agencies en gasten leveren zelf aan via een persoonlijke link, zonder account.

Zo werkt het samen

Van open dienst tot crew aan de poort.

Dezelfde mensen lopen door de hele keten: van de planning, via het portaal van de leverancier, naar de crewlijst en de check-in. Je voert ze één keer in.

  1. Crew plannen

    Zet per functie, plek en dag de diensten klaar. Het bord laat per dienst zien hoeveel plekken op naam staan en hoeveel nog open zijn.

    Crew Planning

  2. Namen ontvangen van leveranciers

    Vraag diensten aan bij een bedrijf. Het bedrijf vult in zijn eigen portaal de namen in en meldt plekken die het niet kan vullen.

    Leveranciersportaal

  3. Publiceren en doorgeven aan Accreditatie

    Publiceer de planning. Staat Accreditatie aan voor dit evenement, dan wordt de crewlijst daarna bijgewerkt: naam, bedrijf, functie, werkdag en toegangscode. Je kunt de lijst ook zelf bijwerken met 'Sync from Crew Planning'.

    Publiceren is een bewuste actie

  4. Toegang verwerken aan de poort

    Het team aan de poort zoekt op naam, bedrijf of code, checkt in, deelt een radio uit en checkt aan het eind weer uit.

    Accreditatie

Modules

Alles rond je evenement bij elkaar.

Je kiest per evenement welke onderdelen je gebruikt. Ze lezen en schrijven in hetzelfde evenement.

Voorbereiden

Crew Planning

Zie waar de bezetting nog niet rond is.

Diensten per functie, plek en dag. Leveranciers vullen namen in via hun portaal. Wie al op een overlappende dienst staat, kun je niet nog eens inplannen.

  • Per dienst: tijd, plekken en hoeveel op naam
  • Onderaan: wat elk bedrijf per dag levert
Het planbord van Crew Planning voor Sunrise Festival: diensten per functie en dag, met blokken als 2 van 3 op naam, 1 van 5 op naam en 0 van 50 op naam, en daaronder wat elk bedrijf levert.
Het planbord van Crew Planning voor Sunrise Festival: diensten per functie en dag, met blokken als 2 van 3 op naam, 1 van 5 op naam en 0 van 50 op naam, en daaronder wat elk bedrijf levert.

Het planbord van Crew Planning voor Sunrise Festival: diensten per functie en dag, met blokken als 2 van 3 op naam, 1 van 5 op naam en 0 van 50 op naam, en daaronder wat elk bedrijf levert.

Advancing

Weet wat per artiest nog geregeld moet worden.

Line-up, riders, techniek, transport, vluchten, hotels, hospitality en kleedkamers per act. Agencies leveren aan via hun portaal; wijzigingen na goedkeuring worden gemarkeerd.

  • Per onderdeel: binnen of nog open
  • Voortgang per act en per evenement
De advancing-matrix: per artiest de status van rider, techniek, transport, vluchten en hotel, met de voortgang per act en een markering 'gewijzigd na goedkeuring'.
De advancing-matrix: per artiest de status van rider, techniek, transport, vluchten en hotel, met de voortgang per act en een markering 'gewijzigd na goedkeuring'.

De advancing-matrix: per artiest de status van rider, techniek, transport, vluchten en hotel, met de voortgang per act en een markering 'gewijzigd na goedkeuring'.

Hotels

Kamers per nacht, toegewezen aan crew of artiest.

Hotels leg je één keer vast. Per evenement boek je kamers voor nachten en wijs je ze toe, in één roominglijst.

Uitvoeren

Accreditatie

Geef het team aan de poort de juiste informatie.

Accreditatie, crewlijsten per bedrijf, gastenlijst en check-in aan de poort met radio-uitgifte. Bedrijven registreren hun crew tot een deadline; jij keurt goed.

  • Per dag: verwacht, binnen, radio's uit
  • Check-in op naam, bedrijf of code
Gate check-in in Accreditatie: verwachte crew voor de dag, wie er al binnen is, radio's in het veld, en per persoon bedrijf, functie, zones, toegangscode en een knop om in te checken.
Gate check-in in Accreditatie: verwachte crew voor de dag, wie er al binnen is, radio's in het veld, en per persoon bedrijf, functie, zones, toegangscode en een knop om in te checken.

Gate check-in in Accreditatie: verwachte crew voor de dag, wie er al binnen is, radio's in het veld, en per persoon bedrijf, functie, zones, toegangscode en een knop om in te checken.

Logboek

Houd meldingen en acties bij elkaar.

Meldingen met prioriteit, locatie en behandelaar, teams en runners, procedures en rapporten. Beveiliging, medisch en productie zien wat bij hun rol hoort.

  • Open, hoge prioriteit en niet toegewezen in één oogopslag
  • Verdeling over prioriteiten, onderwerpen en gebieden
Het operationeel overzicht van Logboek: open meldingen, meldingen van de laatste 24 uur, hoge prioriteit, niet toegewezen, ingezette teams en gesloten meldingen, met verdeling over prioriteiten, onderwerpen en gebieden.
Het operationeel overzicht van Logboek: open meldingen, meldingen van de laatste 24 uur, hoge prioriteit, niet toegewezen, ingezette teams en gesloten meldingen, met verdeling over prioriteiten, onderwerpen en gebieden.

Het operationeel overzicht van Logboek: open meldingen, meldingen van de laatste 24 uur, hoge prioriteit, niet toegewezen, ingezette teams en gesloten meldingen, met verdeling over prioriteiten, onderwerpen en gebieden.

Camping ops

Gasten vullen hun gegevens vooraf zelf in.

Check-in van campinggasten en accommodaties, met borg en een eigen invulformulier via de QR in de mail.

StageTimer

Eén klok voor podium, regie en publiek.

Showklok per podium, een podiumscherm met aftelklok en een overzicht van alle podia, te delen via een link die verloopt.

Overzien en afronden

Finance

Per evenement de kosten uit elke module bij elkaar.

Crewkosten uit de planning, artiestengages en boekingskosten, radio's, maaltijden en parkeren, borg bij check-in. Met export.

Portalen en samenwerking

Laat externe partijen zelf informatie aanleveren.

Een leverancier, agency of bedrijf krijgt van jou een persoonlijke link. Daarmee vult de partij zelf in wat jij nodig hebt. Geen account, wel precies de juiste onderdelen.

Wat de partij invult
Een leverancier vult per aangevraagde dienst de namen in en meldt plekken die hij niet kan vullen. Een agency levert per artiest de rider, reisgegevens en technische wensen aan. Een bedrijf in Accreditatie registreert zijn crew met functie en werkdagen.
Wat jij vervolgens ziet
De namen verschijnen in je planbord, per bedrijf en per dag. Aanleveringen van agencies staan per artiest in de advancing-matrix. Crewregistraties komen in de crewlijst van het evenement.
Wat jij beoordeelt
Jij vergrendelt of publiceert diensten, keurt crewregistraties goed en keurt aanleveringen van agencies goed. Wijzigt een agency iets na je goedkeuring, dan zie je dat gemarkeerd. Een link heeft een vervaldatum en kun je op elk moment intrekken.
Het portaal van een leverancier: de diensten die de organisator bij dit bedrijf heeft aangevraagd, met per dienst datum, tijd, functie, aantal gevraagd, ingevuld en open, en de status vergrendeld of open.
Het portaal van een leverancier: de diensten die de organisator bij dit bedrijf heeft aangevraagd, met per dienst datum, tijd, functie, aantal gevraagd, ingevuld en open, en de status vergrendeld of open.

Het portaal van een leverancier: de diensten die de organisator bij dit bedrijf heeft aangevraagd, met per dienst datum, tijd, functie, aantal gevraagd, ingevuld en open, en de status vergrendeld of open.

Hetzelfde leveranciersportaal op een telefoon: aangevraagd, ingevuld, nog open en de voortgang.
Hetzelfde leveranciersportaal op een telefoon: aangevraagd, ingevuld, nog open en de voortgang.

Hetzelfde leveranciersportaal op een telefoon: aangevraagd, ingevuld, nog open en de voortgang.

Over ons

Gemaakt door mensen die zelf evenementen draaien.

eventoffice is gemaakt door 8t B.V. De onderdelen komen voort uit software die Team Fifteen zelf op evenementen gebruikt: incidentregistratie en controlekamer (Logboek), showtiming (StageTimer), accreditatie en check-in (Accreditatie) en de voorbereiding van artiesten en shows (Advancing), waarmee al meer dan vijfduizend shows zijn voorbereid.

eventoffice brengt die onderdelen samen achter één login, één evenement en één set rollen.

  • Rollen per evenement

    Een booker ziet advancing, een planner de crew, de regie de klok. Rechten volgen de rol, per evenement.

  • Wijzigingen worden vastgelegd

    Beheeracties en belangrijke wijzigingen staan in een logboek dat je later kunt teruglezen.

  • Eigen omgeving per organisatie

    Elke organisatie werkt in een afgeschermde omgeving. Meerdere organisaties kunnen op hetzelfde platform werken zonder elkaars gegevens te zien.

  • Tweestapsverificatie

    Extra beveiliging op elk account, met herstelcodes.

Werkwijze

Zo begin je.

  1. Bespreek het evenement en de onderdelen

    In een demo kijken we naar je evenement: podia, dagen, crew, artiesten en toegang. Samen bepalen we welke onderdelen je nodig hebt.

  2. Omgeving en toegang inrichten

    Wij maken je omgeving aan en nodigen de beheerder uit. Die zet het evenement op, kiest de modules en nodigt het team uit met de juiste rol.

  3. Team en externe partijen laten samenwerken

    Leveranciers, agencies en bedrijven krijgen hun portaallink. Vanaf dan werkt iedereen in hetzelfde evenement.

Veelgestelde vragen

Goed om te weten.

Staat je vraag er niet bij? Stel hem bij de demoaanvraag.

Kunnen we met enkele modules beginnen?

Ja. Modules worden per organisatie aan- of uitgezet en per evenement gekozen. Je ziet alleen wat je gebruikt.

Kunnen leveranciers zelf informatie aanleveren?

Ja. Een leverancier krijgt een eigen portaallink en vult daar de namen in voor de diensten die je hebt aangevraagd. Agencies leveren via hun portaal riders, reisgegevens en technische wensen aan. Bedrijven in Accreditatie registreren hun eigen crew tot de deadline die jij instelt.

Moet iedereen een account hebben?

Je eigen team werkt met een account en een rol. Leveranciers, agencies, bedrijven en gasten hebben geen account nodig: zij werken via een persoonlijke link die je kunt laten verlopen of intrekken.

Hoe werkt toegang voor verschillende teams?

Rechten hangen aan rollen per evenement, bijvoorbeeld booker, planner, productie, beveiliging of medisch. Iemand ziet en bewerkt alleen de onderdelen die bij die rol horen.

Hoe starten we met ons eerste evenement?

Na de demo maken wij je omgeving aan en nodigen de beheerder uit. Die zet het evenement op, zet de modules aan en nodigt het team uit. Daarna deel je de portaallinks met leveranciers en agencies.

Plan een demo

Ontdek hoe eventoffice bij jouw evenement past.

Vertel kort wat voor evenement je organiseert. We nemen contact op om een demo in te plannen waarin we jouw situatie laten zien.

  • Een demo op basis van jouw evenement
  • Advies over welke onderdelen je nodig hebt
  • Geen verplichtingen

Bijvoorbeeld: welke onderdelen je wilt zien, hoeveel podia of dagen, en wanneer het evenement is.

We gebruiken je gegevens alleen om contact op te nemen over de demo. Lees de privacyverklaring.